انواع پورتال ها
يک سازمان مجموعه متنوعي از کاربران دارد که از جمله آنها مي توان به مشتريان، شرکا، کارمندان اشاره کرد. همه اين کاربران علاقه مندند از اطلاعات و خدمات آن سازمان استفاده کنند. کاملا آشکار است که هر کدام از آنها نيازهاي خاص و اغلب متفاوتي دارد. براي پاسخگويي به اين تنوع، انواع مختلف پورتال ايجاد شده و مورد استفاده قرار مي گيرد. به طور کلي بر حسب چگونگي پاسخگويي به نيازهاي کاربران، پورتال ها را مي توان در چهار گروه زير دسته بندي کرد:

(Business to Customer Portal (B2C
اين نوع از پورتال با سيستمهاي CRM [1] مرتبط بوده و دسترسي مستقيم مصرف کننده را به مجموعه وسيعي از اطلاعات و خدمات فراهم مي کند – براي مثال، اطلاعاتي مانند "راهنماي استفاده از محصولات" و "وضعيت سفارش مشتري " در خريد هاي خود و همچنين امکانات ارتباطي کاربر با بخش پشتيباني مشتريان در اين پورتال ها پيش بيني مي شود. مانند هر پورتال ديگري، يک پورتال B2C معمولا در قد و قواره اي ارائه مي شود که نيازهاي مشتريان خود را پاسخ دهد.

(Business to Business Portal (B2B
نوع ديگر پورتال در زنجيره مديريت منابع شکل مي يابد. در اين نوع پورتال اطلاعات لازم براي توليد کنندگان،تهيه کنندگان، نمايندگي ها و همچنين توزيع کنندگان، به گونه اي مناسب و دسته بندي شده جمع آوري و در اختيار آنان قرار مي گيرد. نمونه عمومي پورتال B2B - براي مثال، يک شريک تجاري را قادر مي کند تا به بخشهايي از اطلاعات و امکانات مانند سفارش خريد و صدور فاکتور دسترسي داشته و از امکانات اين بخشها استفاده کند. به هم پيوستن برنامه هاي کاربردي يکي از پيشنيازهاي لازم براي يکپارچه سازي محيط هاي تجاري در بستري واحد و ايجاد محيط مجازي لازم براي کسب و کار است. محيطي که در آن امکان تهيه کالا يا خدمات، صدور صورت حساب خريد و فروش، دسترسي به اطلاعات توليد و ديگر امکانات مرتبط با نيازها فراهم مي ايد.

B2E
اين پورتال ها که اغلب با عنوان پورتال هاي اينترانتي شناخته مي شوند معمولا به منظور تجميع، انتشار و به اشتراک گذاري اطلاعات و خدمات به پرسنل يک سازمان ايجاد مي شوند. B2E ها به دو دسته اصلي تقسيم مي شوند:

پورتالهاي کارکنان که امکان دسترسي به محتويات به هم پيوسته اي مانند اخبار شرکت، اطلاعات سخت افزاري و نرم افزاري، موتور جستجو و منابع فني و گزارشها را در اختيار مي گذارد. اطلاعات اين نوع پورتال معمولا در دسترس همه کارکنان يک سازمان قرار مي گيرد. اين پورتال کارکنان و شاغلين يک سازمان را قادر مي کند تا از طريق گپ و گروههاي گفتگو با يکديگر در تماس بوده و با يکديگر همکاري کنند. عموما، اين پورتال ها امکاناتي نظير ثبت نام در يک کلاس و يا يک اردو را نيز در اختيار کاربر خود قرار مي دهند. به علاوه کاربران اين پورتال معمولا مي توانند اطلاعات شخصي خود مانند نام و کلمه عبور را تغيير دهند.
Knowledge worker portal که با يک يا مجموعه اهداف مشخص مثلا فروش يک محصول ايجاد مي گردد. اين پورتال ها مجموعه اي از محتويات را به منظور پشتيباني از فرآيند يا فرآيندهاي مشخصي در اختيار مي گذارند. براي مثال يک برنامه تکنسين خودکار ممکن است نيازمند منابعي از برنامه هاي کاربردي ديگر مثلا برنامه هاي تعمير و نگهداري باشد تا بتواند اطلاعات لازم در زمينه تاريخچه بازبيني و تعمير، زمان بندي تجهيز و يا قطعات و لوازم مورد نياز براي تعمير آن را کسب کند.
پورتال هاي عمومي ( Mega Or Public Portal )
اين پورتال ها با عنوان پورتال هاي اينترنتي شناخته مي شوند و مهمترين ويژگي آنها فراواني مخاطبانشان است. اين نوع از پورتال ها نيز در دو گروه دسته بندي مي شوند:

پورتال هاي عمومي که تمامي کاربران اينترنت را مخاطب قرار مي دهند (براي مثال Yahoo ، Excite، Google و مانند آن)
پورتال هاي خاص ( صنعتي، بازرگاني، خدماتي ) که به آنها پورتال هاي عمودي نيز گفته شده و مخاطبان محدود و مشخصي دارند ( مانند پورتال هاي بانکها، سازمانهاي دولتي، وزارتخانه ها و ... )
بايد توجه داشت که يک پورتال مي تواند از پيوند انواع پورتال هاي ديگر ايجاد شود. به علاوه همانطور که يک سازمان کاربران متنوعي دارد، مي تواند ( و گاهي نيز لازم است ) که پورتال هاي مختلفي براي پشتيباني از نيازهاي آنان داشته باشد.

جنبه هاي کارکردي يک پورتال
اگر چه پورتال ها در انواع و اندازه هاي متنوعي ساخته مي شوند اما ويژگيهاي محدود و مشخصي هسته اصلي آنها شناخته مي شود:

هر پورتال اطلاعات و خدمات را يکجا و در يک محل جمع آوري مي کند.
هر پورتال مي تواند در اندازه لازم براي شخص و يا گروه سازمان درايد.
هر پورتال در هر زمان و از هر مکاني قابل دسترس است.
يک پورتال مجموعه اطلاعات و خدمات را يکجا و در يک محل جمع آوري مي کند
هدف اصلي فراهم آوردن امکان دسترسي آسان به هرچيزي ( اطلاعات و خدمات ) است که يک کاربر براي انجام وظايف و مسئوليتهايش به آن احتياج دارد، صرف نظر از اينکه منبع آن کجا باشد.

اطلاعاتي که يک پورتال فراهم مي کند

داده هاي ساخت يافته. داده هايي که به صورتي سازمان يافته اند که امکان جستجوي آسان آنها وجود داشته باشد ( اغلب به صورت سلسله مراتب و بر اساس کلمات کليدي). فهرست الفبايي کتابهاي يک کتابخانه مثال خوبي از داده هاي ساخت يافته است. داده هاي ساخت يافته اغلب شامل، گزارشها، تحليلها، پرس و جوهاي مشخص و ديگر انواع دانش مرتبط با کسب و کار است.
داده هاي بدو ن ساختار، که جستجو در آنها معمولا دشوار بوده و خارج از يک بانک اطلاعاتي قرار دارند. از اين نوع داده مي توان متن ها، صوت، تصوير و يا گرافيک و اشکالي مانند مستندات Office ، memos ، ايميل، قرارهاي ملاقات را مثال زد.
اطلاعات خاص [3] ،که شامل محتويات قابل خريد و فروش ( مثل انواع اخبار، گزارشها، اطلاعات مربوط به سهام، کاريکاتورها و محتويات بي اهميت) بوده و مخصوصا به منظور استفاده در فرايندهاي توليدي ديگر تهيه و در اختيار قرار مي گيرند.
خدماتي که به وسيله يک پورتال فراهم مي شود

همکاري، (با عنوان خدمات ارتباطي نيز شناخته مي شود ) و به کاربران اجازه مي دهد تا با يکديگر گپ بزنند، در بحثهاي گروهي مشارکت داشته باشند، مطالب خود را در اختيار ديگران قرار دهند و...
مديريت محتوي که انواع جستجو ها، رهگيريها را مديريت کرده و همچنين قابليتهاي خاصي را به منظور استخراج داده ها در اختيار مي گذارد.
خدمات شخصي (با عنوان خدمات تراکنشي نيز نام برده مي شود ) که کاربران را قادر مي سازد تا با ديگر سيستمها ( مثلا سيستمهاي فروشنده و يا نماينده يک محصول ) مستقيم و بدون واسطه مرتبط باشند. معمولا اين قابليت به کاربر امکان مي دهد تا براي مثال فعاليتهاي زير را انجام دهد:

- محصولات يک سازمان را خريداري کند
- ملاقاتهاي خود را زمان بندي کند
- حساب خود را مشاهده يا تراز کند
- در کلاس مورد علاقه خود ثبت نام کند
هر پورتال مي تواند در اندازه لازم براي شخص و يا گروه سازمان درايد.
يکي از ويژگيهاي جالب يک پورتال شکل و عملکرد متفاوت آن براي اشخاص مختلف است. يکي از روشهايي که به اين منظور استفاده مي شود، متناسب سازي و تغيير شکل و قابليتهاي پورتال بر حسب خواسته ها يا تجارب شخص يا گروه استفاده کننده از آن است. به همين دليل است که کاربران متفاوت شکل متفاوتي از يک پورتال مشاهده کرده و اطلاعات و خدمات متفاوتي در اختيار ايشان قرار مي گيرد:

امکان تغيير بر حسب خواسته ها بر حسب تجارب شخص يا گروه عموما personalize ناميده مي شود و به اين معني است که در پورتال امکان انتخاب نحوه نمايش محتوي پيش بيني شده است. اغلب اين انتخاب بصورت خودکار و بر اساس نقش کاربر (مثلا پست سازماني وي) انجام مي شود. براي مثال وقتي کارمند فروش به سيستم وارد مي شود، به صورت خودکار فهرستي از جديدترين محصولات براي وي به نمايش در مي آيد. با اين همه در بعضي از پورتال ها انتخاب محتوي نمايش داده شده به کاربر محول مي شود تا در زمان ورود به پورتال خود آن را انتخاب کند.
تغيير و Customize شدن يک پورتال شامل انتخاب چگونگي شکل ظاهري آن (مثلا رنگ و چيدمان صفحه)،مدل مرورگر و محل نمايش محتويات روي صفحه است. يک پورتال مي تواند حتي برچسب و عنوان تجاري مشخصي داشته و ظاهر متفاوتي را براي انواع کاربرانش به نمايش گذارد.
اين دو ويژگي به پورتال امکان مي دهد تا مجموعه مشخص و تعريف شده اي از کاربران (مثلا مشتريان، شرکا و يا کارکنان) را هدف قرار دهد. بعضي از پورتال ها حتي مي توانند براي هر کاربر مشخص، شکل و شمايل متفاوتي از خود نشان دهند.

يک پورتال در هر زمان و از هرمکاني هميشه در دسترس است
از آنجا که پورتال ها براي استفاده در محيط وب ساخته مي شوند، در هر زمان و از هر مکاني با استفاده از يک مرورگر استاندارد وب در دسترس اند. انواع تجهيزات مبتني بر وب نيز از جمله تلفنهاي موبايل، دسترسي به پورتال ها را به غايت آسان و مفيد کرده اند.